大衆消費材を買う場合は、買い手は複数の売り手側が提案するそれぞれの仕様内容と価格から選択します。しかし、一般企業が仕事に使う機材などの場合は、買いたい内容を複数の相手に提示し、売り手側の提案内容を比較して相手を選定します。競争社会では、安くて良いものをより早く調達することも、プロの仕事の一部になります。
仕様書を取り交わしてものを購入するやり取りの典型例
| a）購入仕様書 | ・・・ | 買い手側が製作する購入物品の説明書のこと 一般的には、複数社に提示し、その中から安くて早くて良いものを提案した企業を選ぶ |
| b）見積仕様書 | ・・・ | 売り手側が提案する購入物品の見積金額と内容説明書（概略構造図案なども含まれる） この段階では売り手側は選定されていないので、不必要に作成工数を費やさないこと リーズナブルな価格、魅力ある提案（技術の信頼度）、ハイコストパフォーマンスの勝負 |
| c）確定仕様書 | ・・・ | 選定された売り手が、購入物品についてより詳細を決定し最終提案内容として提示する 内容説明書（通常、組立（構想）図などが含まれる） 契約内容となるため、両者ともに仕様書の解釈力が必要 確定仕様書の出来が悪いと、売り手が赤字を被るなどの不備を生じる |