間接材は、製造業において作業を行う際に欠かせません。しかし、間接材の種類は多岐にわたり、不定期に何度も注文する必要があることから、企業によっては間接材の購買管理に課題を抱えているケースが見られます。
製造業における担当者のなかには、「間接材の購買管理がうまくいっていない」「どうすれば購買管理を最適化できるのか」などとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、間接材の購買管理について、課題やリスク、最適化するための方法を解説します。
間接材の購買管理における問題
間接材の購買管理においては、工程の複雑化や部署・個人単位での管理などが問題になりやすいといえます。
購買管理の工程が煩雑になっている
間接材の購買管理について、工程が煩雑になってしまうケースが見られます。
購買管理には、取引先の選定から見積もり、発注作業、納期管理、入荷などさまざまな工程が必要です。間接材は種類が多いことから調達先が分散しやすく、これらの工程が煩雑になりやすいといえます。特に、各工程を紙ベースで進行している場合には、時間や労力が膨らみやすいと考えられます。
部署・個人単位の部分最適になっている
経営戦略に従って会社規模で調達を行う直接材とは異なり、間接材の購買は部署・個人単位でばらばらに行っているケースが見られます。計画的な購買が行われていないことで、備品類の在庫が過剰になりやすくなり購買にかかるコストも最適化しにくくなります。
また、部署・個人単位で行っていると、注文書にミスがあったり万が一不正があった場合に気づきづらく、見逃してしまう可能性もあります。
間接材の購買管理が適正に行われないリスク
間接材の購買管理が適正に行われない場合、以下のリスクが生じます。
▼間接材の管理が適正に行われないリスク
- 間接材の購入頻度が増える
- 管理業務が煩雑化してコア業務に影響する
- 人的ミスや不正への対応が遅れる
部署・個人単位で購買管理を行うことで、過剰に間接材を購入してしまう可能性もあります。また、購買管理全体のフローが煩雑化してしまい、業務負担の増加によるコア業務への影響も生じやすくなります。
さらに、会社側で購買管理の全体像を把握できていないことで、人的ミスや不正などがあってもすぐには気づけず、対応が遅れやすくなると考えられます。
間接材の購買管理を最適化するには
間接材の購買管理を最適化するには、管理体制を整えることが重要です。
間接材の全社的な再定義を行う
間接材の全社的な再定義を行って、自社の業務で使用する間接材の品目や数を見直します。
業務に必要な品目が間接材として管理されているか、不要な品目が含まれていないかなどを確認することで、購買管理の最適化につながります。
購買管理のフローを標準化する
購買管理のルールを定めてフローを標準化すると、業務における煩雑さの解消につながります。
購買管理の大きな流れは以下の通りです。
▼購買管理の流れ
- 購買計画を立てる
- 購買先を選定する
- 発注する
- 検収する
- 支払いを行う
この各工程や社内での請求・承認のフローを洗い出し整備します。選定条件や請求書のフォーマット、発注時の承認プロセスなどを統一することで効率的に業務が行えるようになるほか、不正や人的ミスの防止も期待できます。
発注先を集約する
間接材の購買管理を最適化するには、発注先を集約することが有効です。
部署・個人ごとに異なる事業者に発注するのではなく、全社で集約して品目ごとに特定の事業者に発注することで、コストの標準化が図れます。また、発注単価の交渉も行いやすくなると期待できます。
まとめ
この記事では、間接材の購買管理について以下の内容を解説しました。
- 間接材の購買管理における問題
- 間接材の購買管理が適正に行われないリスク
- 間接材の購買管理を最適化する方法
間接材の購買管理においては、一元管理ができておらず部署・個人で行っていることで、コストの最適化や不正利用の防止が難しくなっているほか、在庫管理や発注などの各種業務が煩雑化しています。